Кадровый ЭДО: обязательные документы с 2025 года и штрафы ГИТ за отказ от перехода

Кадровый ЭДО в 2025 году: какие документы переводить в цифру и за что штрафует ГИТ

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) перестал быть экспериментом. С 2022 года он закреплён в Трудовом кодексе — статьи 22.1–22.3 ТК РФ, введённые законом № 377-ФЗ от 22.11.2021. К 2025 году на КЭДО перешли крупные работодатели и активно подключается малый бизнес. Разберём, что обязательно, что добровольно и какие штрафы грозят за ошибки.

КЭДО — это право, а не обязанность

Важный момент, который часто понимают неверно: переход на КЭДО добровольный. Закон не обязывает работодателя отказываться от бумаги. Но если вы решили вести кадровые документы электронно, появляется набор обязательных требований.

Для перехода нужно:

— издать локальный акт о введении КЭДО

— утвердить положение о порядке работы в системе

— получить письменное согласие каждого работника (без согласия — оставляете бумагу)

— выбрать платформу: «Работа в России» или собственную информационную систему

Работник вправе отказаться. Тогда вы обязаны вести его документы на бумаге — за принуждение ГИТ оштрафует.

Что можно перевести в электронный вид

В КЭДО допустимо вести почти весь кадровый оборот:

— трудовые договоры, допсоглашения, договоры о матответственности

— приказы по личному составу

— графики отпусков и уведомления о начале отпуска

— заявления, объяснительные, ознакомления с локальными актами

Что закон оставляет на бумаге

Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ прямо называет исключения. В бумажном виде оформляются:

— акт о несчастном случае на производстве по установленной форме

— приказ (распоряжение) об увольнении работника

— документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда, в том числе лично подписанные

Эти документы либо дублируются на бумаге, либо оформляются только в ней. Игнорирование этого правила — типовая ошибка, которую инспекция находит за пять минут.

Чем рискует работодатель

Нарушения в кадровом учёте квалифицируются по статье 5.27 КоАП РФ. Размеры санкций:

— для должностного лица — от 1 000 до 5 000 ₽

— для ИП — от 1 000 до 5 000 ₽

— для организации — от 30 000 до 50 000 ₽

При повторном нарушении штраф для компании вырастает до 70 000–100 000 ₽, а руководителя могут дисквалифицировать на срок до трёх лет.

Пример из практики. Компания перешла на КЭДО, но продолжила хранить инструктажи по охране труда только в электронном виде. При проверке ГИТ выписала штраф 40 000 ₽ и предписание восстановить бумажные журналы. Затраты на исправление — ещё около 60 000 ₽ рабочего времени кадровика.

Как перейти без рисков

Грамотный переход на КЭДО экономит до 70% времени кадровой службы и убирает риск утери документов. Но настройка требует юридической точности: положение, согласия, разграничение электронных и бумажных документов, интеграция с 1С.

Мы выстраиваем КЭДО под конкретную компанию: от локальных актов до обучения сотрудников. Документы проходят проверку ГИТ без замечаний.

#кадры #кэдо #трудовоеправо #бухгалтерия #бизнес