Обязательный ЭДО с 2026: кто попадает под маркировку и электронные накладные — и что будет за бумагу

Обязательный ЭДО с 2026 года: кто попадает под маркировку и электронные накладные

Бумажная накладная в 2026 году перестаёт быть просто «неудобным форматом» — по ряду товаров она вообще не подтверждает переход права собственности. Государство закрывает последние ниши, где движение товара можно было не показывать в информационных системах: маркировка расширяется на новые группы, перевозочные документы уходят в ГИС ЭПД, а прослеживаемые товары давно требуют только электронных счетов-фактур.

Разберём, кого это касается и во сколько обойдётся привычка работать на бумаге.

Где ЭДО уже безальтернативен

— Маркированные товары. Сведения о смене собственника уходят в «Честный ЗНАК» через электронный УПД. Бумажный документ система не видит: товар остаётся на поставщике, а у покупателя не появляется в обороте.

— Прослеживаемые товары — мониторы, холодильники, погрузчики, детские коляски. Электронный счёт-фактура обязателен с 1 июля 2021 года (п. 1.2 ст. 169 НК РФ).

— Разрешительный режим на кассах: продажа блокируется, если код маркировки не прошёл проверку в системе.

Маркировка 2025–2026: новые группы

Перечень расширяется поэтапно, по каждой группе — своё постановление Правительства и свои даты:

— бытовая химия и парфюмерно-косметическая продукция;

— консервы: рыбные, мясные, овощные;

— растительные масла;

— корма для домашних животных;

— отдельные стройматериалы: сухие смеси, краски, огнезащита;

— оптоволокно и кабельная продукция;

— безалкогольные напитки и соки.

Логика этапов одна: регистрация в системе, затем нанесение кодов, затем обязательная передача сведений об обороте через ЭДО. Третий этап и убивает бумагу.

Перевозочные документы

С 2022 года работает ГИС ЭПД (ФЗ от 06.03.2022 № 336-ФЗ). Электронные транспортная накладная, заказ-наряд, сопроводительная ведомость и путевой лист уже имеют юридическую силу, обязательность вводится поэтапно — сначала для отдельных видов перевозок. Практический эффект виден уже сейчас: перевозчик без ЭДО выпадает из тендеров крупных заказчиков.

Что стоит бумага в деньгах

— Оборот немаркированной продукции — от 50 000 до 300 000 ₽ на юрлицо с конфискацией товара (ст. 15.12 КоАП РФ).

— Непредставление или искажение сведений в ГИС МТ — до 100 000 ₽ на организацию (ст. 15.12.1 КоАП РФ).

— Отсутствие первичных документов — 10 000 ₽, при занижении базы — 20% от неуплаченного налога, минимум 40 000 ₽ (ст. 120 НК РФ).

— Снятый вычет по НДС: на поставке 4,2 млн ₽ это около 700 000 ₽ налога плюс пени.

Пример из практики: оптовик отгрузил косметику на 4,2 млн ₽ по бумажным накладным. Сведения в систему не ушли, покупатель товар в оборот не принял и оплату задержал. Итог — штраф, переоформление партии и три недели заморозки денег.

Что сделать до конца 2025 года

— Проверить, попадают ли ваши товары в перечни маркировки и прослеживаемости.

— Заключить договор с оператором ЭДО и настроить роуминг с ключевыми контрагентами.

— Выпустить УКЭП на всех, кто подписывает отгрузку, и оформить МЧД на сотрудников.

— Включить модуль ЭДО в 1С и обучить кладовщиков: большая часть ошибок именно там.

— Обновить договоры: прописать ЭДО основным способом обмена документами.

Затраты на старт скромные: оператор ЭДО — примерно 1 500–4 000 ₽ в год за пакет документов, подпись — 2 000–3 000 ₽. Один штраф по ст. 15.12 КоАП перекрывает эти расходы в десятки раз.

Нужна помощь с подключением ЭДО, маркировкой и настройкой 1С — напишите @buhsmartcity (кодовое слово НАЛОГ), кодовое слово НАЛОГ.

#бухгалтерия #налоги #бизнес #ЭДО #маркировка